一、设立山东省煤炭工业局行政审批室，主要职责是：负责行政审批事项的申请接待、登记和业务咨询；负责行政审批事项承办处室的材料呈送、办理时限提醒及办理过程的协调；负责行政审批事项办理结果的通知，证件发放；负责行政审批室的工作月报、季报和年报;参与相关行政审批事项的调研、培训、审验和工作检查;参与制订行政审批事项的年度计划。
　　二、行政审批室办理事项。目前,在省煤炭工业局办理的行政审批事项中,确定将“煤炭生产许可证”、“煤炭经营资格证”、“矿长资格证”和“职业资格证”先期纳入行政审批室统一办理。“煤矿新建和改扩建矿井立项初审”、“煤矿边界变更备案审查”和“山东省关闭破产闭坑煤矿企业审批”等行文批件仍按原报批程序运行。
　　三、行政审批室办理事项运行程序。
　　　　(1)事项登记;
　　　　(2)微机确认;
　　　　(3)申请人签收登记卡;
　　　　(4)告知申请人事项办理时限;
　　　　(5)审批事项呈送承办处室;
　　　　(6)督查承办处室事项办理情况;
　　　　(7)签收承办处室事项办结证件;
　　　　(8)通知申报单位事项办理结果和证件发放。
　　行政审批室工作人员要严格依法办事,严格工作程序,严格审核制度。当申请人提交的申请文件资料齐全后,必须当日送交承办处室,并督促承办处室在规定的时限内办结。申请材料不齐全或不符合法定程序的,应当场或在5日内一次告知申请人需要补正的全部内容。
　　四、行政审批室与事项承办处室的责任范围。行政审批室主要起“服务窗口”作用,按职责和运行程序负责申报事项的申请与受理,并参与相关事项的办理过程。承办处室负责申报事项的审查与决定，主要是事前检验、鉴定、培训和专家评审，事项办理当中的审查、核准和建档，颁证后的监督管理和执法检查。具体为“煤炭生产许可证”由安全管理处负责；“煤炭经营资格证”由经济运行处负责；“矿长资格证”和“职业资格证”由人事教育处负责。
　　五、规范行政行为,提高服务质量。行政审批室工作人员对前来办事人员要热情接待,认真受理。推行首办责任制,建立行政审批室工作人员服务规范、工作守则和廉政守则,坚决杜绝门难进、脸难看、事难办的"衙门作风"。禁止利用职权和公务之便,对申报单位实行"吃、拿、卡、要、报"等不正之风和腐败行为,对违反规定者进行严肃处理。
　　六、完善工作制度,提高办事效率。省局设立行政审批室,是实行政务公开、服务承诺、开辟行政审批"绿色通道"的一个有效途径。各申报单位必须按照规定程序申报首批纳入行政审批室的审批事项,不得直接呈报相关业务处室,有关处室也不得直接受理申报单位的行政审批事项。凡违反规定者,省局不予颁证。